Blogs

Protocol thuiswerken ToekomstSterk Consultancy BV

26 maart 2020 – update versie 1

Naar aanleiding van de oproep van het RIVM om thuis te gaan werken hebben wij – ToekomstSterk Consultancy BV – besloten aan deze oproep gehoor te geven. Deze maatregel gaat per direct in en geldt voor alsnog t/m minimaal 6 april 2020. Het RIVM kan met aanvullende adviezen komen, en deze volgen wij dan direct op en uiteraard afgestemd op onze situatie qua werk.

We blijven op dit dus thuiswerken. Dit houden wij aan voor medewerkers van ToekomstSterk Consultancy BV en blijven we ook overleggen met de klanten en wat daar het beleid is/blijft, en of een klantbezoek ook online kan plaatsvinden.

Om e.e.a. goed te laten verlopen hebben wij het volgende met elkaar afgesproken:

We overleggen en stemmen werk op elkaar af via Zoom en Slack:

Het voordeel van een adviesorganisatie zoals wij zijn, is dat we bijna overal kunnen werken, als we maar een goede verbinding en thuiswerkplek/laptop hebben. Langduriger thuiswerken kan minder focus op werk geven, het is minder prettig om zonder collega’s om je heen te werken. We blijven daarom graag actief met elkaar in contact om
betrokken te blijven en de sfeer goed te houden. Daarbij geldt: persoonlijk contact via videobellen werkt het best voor overleg. Voor feiten zijn Slack, WhatsApp en e-mail het prettigst. Ga niet met elkaar Slacken en mailen voor overleg. Daarvoor echt liever bellen of videobellen.

Iedereen heeft al een Zoom- en Slack account aangemaakt. We hebben inmiddels 3 betaalde accounts bij de directieleden, zodat we met klanten, en uiteraard ook zelf, langer kunnen vergaderen (meer dan 40 min.). Met een gratis account kunnen onze medewerkers tot 40 min. met elkaar videobellen.

We hebben Zoom en Slack ook allemaal als app geïnstalleerd op de telefoon, zodat we geen berichten missen. Hou het bij zakelijke berichten. Buiten kantoortijd: alleen bij incidenten.

Dagelijkse stand-up en video-overleg | 16.00 uur:

We blijven elke werkdag om 16:00 uur videobellen met het hele team. Ten eerste om elkaar even face to face te zien en effe te vragen hoe het gaat, het laatste nieuws en de dagactiviteiten over en weer uit te wisselen en ook om direct even de activiteiten voor de komende dag kort door te nemen en af te stemmen. Daarnaast kan elk project overdag zijn eigen projectvergadering inplannen op Zoom of de activiteiten via Slack afstemmen!

Daarnaast kun je met collega’s 1 op 1 videobellen waar nodig. Ook al heb je een bad hair day, het is goed om elkaar te blijven zien, dus video graag aanzetten tijdens de calls zodat iedereen in beeld is en je ziet wie aan het woord is.

Werktijden/aanwezigheid:

Gezien er geen reistijd meer nodig is, willen we graag dat iedereen binnen de werktijden van 08.00-17.30 gaat werken, zodat we zoveel mogelijk op dezelfde tijden online zijn. Starten tussen 08.00-09.00 en eindigen tussen 16.30-17.30. Het is fijn als je op het Slack kanaal elkaar even goedemorgen wenst en bij vertrek ook even gedag zegt. Zaken als verlof nemen, eerder weg etcetera, werkt net als anders, graag in overleg
afstemmen.

Pauzes:

Ook thuis de hele dag achter je pc zitten is natuurlijk niet goed voor de houding en concentratie etcetera, neem regelmatig even pauze, blijf in beweging etc. Neem daarin je eigen verantwoordelijkheid.

Drukwerk:

Wanneer er brochures, banners of posters voor onze klanten moeten worden afgedrukt kunnen we deze online laten drukken en zo mogelijk bij klanten laten bezorgen. Ook gebeurt het al vaak dat klanten zelf afdrukken en wij alleen digitaal aanleveren. Hierin voorzien we vooralsnog dus geen problemen. De verwachting is dat er dus weinig tot geen klantbezoeken fysiek zullen plaatsvinden de komende weken en alles online gaat plaatsvinden.

Naar kantoor in het DAVO-gebouw te Deventer:

Indien nodig kun je gewoon even naar kantoor, in overleg. Om iets op te halen, of iets te regelen m.b.t. systemen of verbindingen. Voor externen zijn we te bereiken via de contactgegevens die terug te vinden zijn op de ‘over ons‘ pagina op deze website!

Stay safe en watch yourself:

We hopen dat we met deze maatregelen helpen om onze gezondheid te beschermen, die van onze naasten, en ook onze bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Volg de richtlijnen van het RIVM, gebruik daarnaast je gezonde verstand, doe voorzichtig en blijf actief met elkaar in contact.

Met een warme groet,
Directie ToekomstSterk Consultancy BV

Create a website or blog at WordPress.com Thema: Baskerville 2 door Anders Noren.

Omhoog ↑

%d bloggers liken dit: